Başkent Üniversitesi, kalite çalışmalarında kullanılan dokümanların güncel, tutarlı ve erişilebilir olmasını, faaliyetler sonucunda oluşan kayıtların ise izlenebilir ve korunabilir biçimde yönetilmesini Bütünleşik Kalite Yönetim Sisteminin (BKYS) temel unsurlarından biri olarak ele almaktadır. Dokümanların hazırlanması, kontrolü, onaylanması, yayımlanması, revizyonu ve yürürlükten kaldırılması, Dokümante Edilmiş Bilginin Yönetimi Prosedürü (BÜ.PRSD.01) doğrultusunda yürütülmektedir.
Dokümantasyon yapımız; Kalite El Kitabı, Süreç Yönetimi El Kitabı, politikalar, prosedürler, süreç tanımları, organizasyon şemaları, görev tanımları, talimatlar, iş akışları, formlar, planlar, listeler ve kılavuzları kapsamaktadır. Faaliyetlerde kullanılan mevzuat ve standartlar gibi dış kaynaklı dokümanlar, Dış Kaynaklı Doküman Listesinde (BÜKAK.FRM.03) takip edilmektedir.
Dokümanlar, birim kodu, doküman türü ve sıra numarasıyla tanımlanmaktadır. Hazırlama, kontrol ve onay sorumlulukları doküman türüne göre belirlenmekte; yayım ve revizyon bilgileriyle değişikliklerin izlenebilirliği sağlanmaktadır. Yeni doküman ve revizyon ihtiyaçları; uygulamalardaki değişiklikler, mevzuat ve standart güncellemeleri, değerlendirme bulguları ve iyileştirme çalışmaları doğrultusunda belirlenmektedir. Güncel dokümanlar intranette kullanıma sunulmakta, birimler kullandıkları dokümanların güncelliğini bu ortam üzerinden kontrol etmektedir.
Faaliyetler sonucunda oluşturulan kayıtların tanımlanması, saklanması, korunması, gerektiğinde erişime sunulması, saklama sürelerinin belirlenmesi ve süre sonunda imha edilmesine ilişkin işlemler, Kayıtların Kontrolü Prosedürü (BÜ.PRSD.02) kapsamında yürütülmektedir. Kayıtların kontrolünde ilgili birimlerin sorumlulukları esas alınmakta; kayıtların bütünlüğünün, erişilebilirliğinin ve izlenebilirliğinin korunması amaçlanmaktadır.
Dokümanların yönetimi ile faaliyetler sonucunda oluşan kayıtların kontrolüne ilişkin temel adımlar, Doküman ve Kayıt Yönetimi İş Akış Şeması ile açıklanmaktadır.
İlgili Dokümanlar
